Quelques conseils pour réussir ses réunions
De nos jours, les cadres des entreprises passent près de 40 % de leur temps en réunion. D'où l’importance d’accorder un intérêt tout particulier à ce moment clé dans la vie de l’entreprise afin de le rendre efficace et productif. Une réunion réussie est une réunion bien organisée et préparée avec minutie. Son efficacité dépend du soin apporté à la planification et à la gestion de son déroulement, ainsi que du matériel et des ressources humaines nécessaires. Voici quelques conseils pour une réunion réussie :
Définir les objectifs
Avoir des objectifs bien définis au préalable est la première clé d’une réunion réussie. Déterminez des objectifs clairs et concis, en détaillant les thèmes à aborder. Cela vous permettra d'évaluer le temps nécessaire à la réunion et peut-être d'éliminer certains points inutiles.
Se former
Sélectionner les participants
Selon les sujets traités, n'invitez à la réunion que les personnes dont la présence vous semble nécessaire et informez les autres membres des équipes en leur envoyant le compte-rendu de la réunion.
Deux types de participants peuvent être distingués:
- les participants impliqués entièrement dans le sujet abordé et qui assisteront à toute la réunion
- les participant partiellement ou indirectement impliqués qui rejoindront la réunion pour apporter un éclairage ou préciser un élément
L’ordre du jour et le planning de la réunion
L’ordre du jour constitue la feuille de route d’une réunion. Il doit être clair et précis, contenant le thème central, les points annexes et les objectifs de la réunion. Il peut être projeté et servir de fil conducteur à la réunion. Vous devrez ensuite dresser un plan séquencé contenant un timing précis des différentes présentations et interventions. Vous pouvez aussi préparer une trace écrite de la présentation, mais sans la distribuer aux participants au début de la réunion.
La salle, le matériel
La réussite de votre réunion tient ici au choix d’une salle adaptée aux objectifs de la réunion. Une salle trop grande nuit à l’esprit de groupe. Une salle trop petite donne l’impression d’être trop à l’étroit et devient inconfortable. En général, la taille de la salle dépend surtout du nombre de personnes invitées.
Vérifiez que vous disposez bien du matériel nécessaire: rétroprojecteur, microphones, haut-parleurs, échantillons, produits à présenter,…
Rendre la réunion plus ludique et intéressante
Pour éviter que la réunion ne soit ennuyeuse, il vaut mieux commencer par des notes positives. Cette pratique, inspirée du modèle anglo-saxon, permet à vos collaborateurs de mettre en avant leurs compétences et de les motiver davantage. Dans les entreprises nord-américaines, les applaudissements sont fréquents au cours des réunions.
La collation
Pour favoriser la convivialité, il est conseillé de prévoir une collation avec boissons et/ou café (voire biscuits/apéritifs...). La collation peut prendre plusieurs formes :
- Avant ou après la réunion, dans une zone définie.
- Pendant la réunion, sur la table : cette disposition fait bonne impression au public reçu, brise les codes de conformité et favorise la communication entre participants.
