Parmi les tâches désagréables qui incombent au manager, l’entretien de recadrage est l’une des plus complexes ! Adaliance, spécialiste des formations en management, dresse un bilan de cet aspect particulier du rôle de manager.
Définition
L’entretien de recadrage va au-delà de la simple rencontre entre manager et employé, il s’agit d’un outil managérial que vous pouvez être amené à utiliser en cas de faute. Le terme recadrage suggère que le collaborateur est déjà informé des règles en vigueur et qu’un rappel est nécessaire.
Il est préférable d’avoir effectué un premier rappel à l’ordre de manière informelle avant d’avoir recours à un entretien de correction.
Déterminer s’il s’agit d’une erreur ou d’une faute
Avant toute chose, le rôle du manager consiste à évaluer si l’incident constaté est une faute ou une erreur.
Si l’erreur impacte les résultats de l’équipe, voire de l’entreprise, elle est involontaire. L’employé ne peut donc pas être sanctionné. Le manager devra constater l’erreur et permettre sa valorisation en l’incluant dans un processus d’apprentissage.
La faute, en revanche, est volontaire : le collaborateur commet une transgression délibérée et consciente, sans tenir compte du règlement. Si l’employé agit de manière intentionnelle, le manager devra ainsi intervenir avec un recadrage ou une sanction.
Pourquoi effectuer un entretien de recadrage ?
Tout manager conviendra qu’un entretien de recentrage n’est pas une tâche aisée et bon nombre d’entre eux ont tendance à l’éviter. Pourtant, cela peut s’avérer indispensable pour bien manager son équipe.
Comprendre l’origine du problème
Un comportement inhabituel chez un employé a souvent une cause facile à identifier. Parfois, il est simplement en difficulté dans son travail (charge trop importante, objectifs inatteignables), avec ses collègues (mauvaise relation) ou encore rencontrer une situation personnelle qui vient réduire sa productivité.
Le rôle du manager est de comprendre la source de ce changement de comportement, afin de résoudre le problème.
Des attentes plus claires
Lors d’un entretien de recadrage, vous pouvez rappeler les règles et vos attentes de manière formelle. Cela vous permettra de redonner un cadre et de vous assurer qu’il est connu et compris de tous.
Trouver une solution
L’objectif de ce type d’entretien est toujours de trouver une solution positive. Il faudra donc échanger avec l’employé en faute pour parvenir à trouver ensemble une solution afin que la situation ne se reproduise pas.
Pour ne pas entacher votre relation avec le collaborateur, il sera important de rester positif, afin d’arriver à une prise de conscience de la faute, suivie d’un retour au respect des règles établies.
Les bonnes pratiques pour mener un entretien de recadrage
Ne pas repousser l’échéance
Si un entretien de recadrage est inévitable, alors rien ne sert de temporiser par crainte du conflit ; vous risqueriez même d’envenimer la situation. Le rôle du manager est de déterminer si la situation requiert un échange ou non.
Préparer l’entretien
Au même titre que le feedback, l’entretien de recadrage nécessite une préparation. Après avoir identifié et qualifié la faute, vous devrez réunir des éléments de preuves. La convocation de l’employé doit être rapide, mais il est toutefois conseillé de vous laisser un certain temps pour pouvoir échanger à froid, sans colère.
Il est important d’accorder un moment dédié à cet entretien et de tout mettre en œuvre pour qu’il se déroule dans de bonnes conditions, dans un lieu calme et sans interruptions.
S’en tenir aux faits
Préparer cet échange en amont vous permettra de vous appuyer sur des éléments concrets et d’être clair.
Comme évoqué plus tôt, il est important d’avoir des preuves. Il ne faut surtout pas vous baser sur des bruits de couloir. Enfin, rappelez-vous que c’est un comportement spécifique qui pose un problème, il ne faut donc pas juger la personne !
Pour vous faire entendre, rappelez-lui la faute et ses conséquences, sans basculer dans l’accusation.
Être à l’écoute
Après avoir exposé les faits, écoutez le point de vue de votre interlocuteur. Ce type d’entretien doit être un échange autour d’une problématique. S’il est indispensable que le collaborateur reconnaisse sa responsabilité, soyez à l’écoute de sa perception de la situation, car son point de vue pourrait vous aider à mieux comprendre certaines choses.
Trouver une solution commune
Une fois les deux points de vue abordés, il vous faudra réfléchir à une solution ensemble. Vous pouvez profiter de ce moment pour échanger sur les besoins de chacun, afin de déterminer les actions à mettre en place pour retourner à une situation saine et repartir sur de bonnes bases. Encore une fois, il est important de terminer sur une note positive.
Enfin, faites-lui part de votre disponibilité s’il venait à se retrouver à nouveau dans une situation difficile, cela vous permettra d’intervenir plus tôt et de résoudre le problème sans en arriver au recadrage.