Nous ne sommes pas tous égaux face au télétravail ; certains y ont recours régulièrement et sont à l'aise, autant techniquement que physiquement, pour travailler efficacement de chez eux, tandis que d'autres y sont confrontés pour la première fois en temps de crise et ne sont pas forcément préparés. Cet article s'adresse à tous, en faisant un inventaire des outils disponibles et en donnant des consignes d'utilisation et des bonnes pratiques pour collaborer à distance le plus efficacement possible.
Avant de se lancer, l'entreprise doit s'assurer que chaque collaborateur a installé et sait utiliser les outils de vidéoconférence et autres logiciels nécessaires au travail à distance. Il est important aussi que chacun sache résoudre les problèmes les plus fréquemment rencontrés avec ces outils, et que tout le monde suive les mêmes routines et les mêmes processus, définis en amont.
Topformation a pour l'occasion rédigé une présentation, à consulter et partager gratuitement, qui reprend les points principaux de cette page et bien plus.
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Liste non exhaustive d'outils permettant un travail à distance efficace :
- Slack, service de messagerie privé avec différents fils de conversation configurables
- Google Hangouts, conversations audio et vidéo
- Google Meet, organiser et inviter différents participants à des conférences en ligne
- Microsoft Teams, Zoom, Skype ou Glowbl : autres services de conversation audio et vidéo
La collaboration à distance ne s'arrête pas aux simples visoconférences et réunions à distance. Des tâches plus concrètes et techniques doivent toujours être effectuées au quotidien, et il n'est pas toujours évident de s'y prendre lorsque plusieurs personnes travaillent sur le même projet à distance. Voici quelques conseils :
- Travailler en collaboration sur un document, une feuille de données, une présentation (par exemple avec la suite Google)
- Définir comment partager des documents (plateformes qui permettent cette option, Drive partagés, etc.)
- S'assurer que ces documents sont correctement organisés pour permettre un accès simple à tous les collaborateurs (créer des dossiers dans des drive partagés par exemple)
- Créer des espaces de collaboration en fonction de groupes et sous-groupes spécifiques, avec la possibilité d'ajouter éventuellement de nouvelles personnes ultérieurement
Utilisation de la suite Google :
- Google Meet et Hangout sont intégrés à Google Calendar
- Appuyez simplement sur « ajouter une conférence », choisissez la date et l’heure
- Vos invités seront tous notifiés par mail
- À l’heure prévue de la conférence, rendez-vous sur meet.google.com ou sur l’application mobile
- La conférence pourra être rejointe directement par tous les invités, en vidéo ou vocal
Les bonnes pratiques vis-à-vis de l'équipement :
- Pensez aux bruits environnants et évitez-les pour ne pas déranger ou distraire vos collaborateurs
- Utilisez toujours un casque audio et un micro pendant vos appels et conférences
- Gardez le micro éloigné de votre clavier
- Privilégiez un casque avec un micro orientable et un bouton « muet »
- Pensez à encourager vos collaborateurs à couper leur micro lorsqu'ils ne parlent pas, surtout pour les conférences avec beaucoup de participants
- Gardez à l’esprit que les microphones sont très sensibles
- Vérifiez que le vôtre est bien orienté vers vous et que le niveau sonore est convenable
- Gardez votre ordinateur portable chargé : certains logiciels de conférence vidéo peuvent rapidement drainer votre batterie
Conseils pour une collaboration à distance plus efficace :
- Pensez aux fuseaux horaires si vous avez des collaborateurs dans d'autres pays
- Pensez à utiliser votre caméra et à encourager vos collaborateurs à le faire pour une communication plus vivante, sauf si cela dégrade la qualité de la connexion
- Préparez les présentations en chargeant en amont les pages web, les présentations et les éventuels autres éléments utiles à votre conférence
- Désignez une personne comme modérateur ou secrétaire pour les réunions avec de nombreuses personnes, afin de guider et recentrer la conversation si besoin et pour vous assurer que chacun puisse parler
- Pensez à attendre quelques secondes après avoir posé une question, pour laisser le temps à vos collaborateurs d'y répondre avec les éventuels délais liés à la connexion
- Essayez de cibler précisément les personnes à qui s'adressent les questions, pour limiter une multitude de prises de parole
Les choses à éviter pour une réunion en ligne de meilleure qualité :
- Réduisez au minimum les bruits et évitez si possibles les mots d'approbation (« oui », « tout à fait », « hm »), qui peuvent déranger
- Assurez-vous de ne pas avoir votre clavier à côté de votre micro, si vous prenez des notes et que votre micro n'est pas en mode muet
- Évitez d'écrire sur un tableau, sauf si ce dernier est clairement visible à la caméra
- Pensez à ne pas présenter des éléments confidentiels si d'autres personnes sont dans votre entourage ou dans celui des autres participants à la réunion
Tous ces conseils et bien plus sont présents dans notre présentation en téléchargement libre et gratuit. N'hésitez pas à la partager avec vos collaborateurs !