Laurent Kummer est consultant senior en gestion de projet pour la Commission européenne et travaille sur le développement et la promotion de PM², la méthodologie de gestion de projet utilisée et promue par les institutions européennes.
Ces derniers mois, Laurent a été activement impliqué, en tant que chef de projet,
dans un projet résolument exigeant au sein de la Commission européenne... L'organisme de formation QRP International, spécialisé en gestion de projet, méthode Agile et management stratégique, l'a interviewé pour en savoir plus.
« 6 semaines pour proposer une solution sans papier et renoncer aux vieilles
habitudes de plus de 60 ans » : pouvez-vous nous en dire plus sur le projet ?
Ce projet découle d'une demande de la présidente de la Commission européenne
Ursula von der Leyen suite à son élection. En effet, la nouvelle Présidente a
souhaité donner le bon exemple en montrant comment la réunion de décision la plus importante de l'UE, la réunion du Collège des commissaires, peut se tenir sans
papier, évitant l'impression de plus de 2 millions d'exemplaires de documents par an.
Une seconde exigence a cependant compliqué la demande: la présidente demande
généralement à tous les participants des réunions de laisser tous les appareils
électroniques personnels (smartphones, tablettes, etc.) en dehors de la réunion, à la
fois pour des raisons de sécurité mais aussi pour s'assurer que les participants se
concentrent sur la réunion, sans distractions. Nous avons donc dû penser à des
appareils électroniques spéciaux qui pourraient rester dans la salle de réunion
emblématique Jean Monnet.
Quel a été le plus grand défi du projet ? Et quelle a été, selon vous, la clé du
succès ?
La principale contrainte était le temps: nous avions moins de deux mois pour
proposer une solution innovante respectant à la fois les critères de sécurité (certains
documents contiennent des données sensibles) et de praticité (les utilisateurs sont
des VVIP sans compétences informatiques particulières).
De plus, il a été annoncé publiquement dès le départ qu'il n'y aurait pas de plan B, il
y avait donc un risque clair de détérioration de l'image si nous n'avions pas livré à
temps, ce qui a ajouté une pression supplémentaire.
À ce niveau, et avec un nouveau président, la compétition personnelle était
également un risque: tout le monde veut plaire au nouveau supérieur, la répartition
des rôles et des responsabilités devait donc être sans équivoque.
C'est là que la méthodologie PM² est entrée en jeu: avec son modèle de
gouvernance clair et sa matrice d'attribution des responsabilités, avec ses modèles
de gestion de la communication et sa manière d'impliquer les parties prenantes dans le projet, c'était un véritable atout.
Concrètement, lors d'un projet aussi exigeant, vous devez vous concentrer sur une
livraison correcte dès la première tentative et pas grand-chose d'autre. Les soft skills
sont également mises à l'épreuve: le calme, la patience et la persuasion sont
essentiels pour obtenir rapidement ce dont on a besoin.
> Se former à la méthodologie PM² avec QRP
Comment PM² vous a aidé ?
Avec la matrice RASCI* de PM², nous avons pu communiquer rapidement sur qui
fait quoi. PM² promeut un modèle de gouvernance équilibré où le côté entreprise
joue un rôle important dans la réussite du projet, mais où le chef d'entreprise doit
connaître PM². Heureusement dans ce projet, mon entreprise était certifiée PM², ce
qui a vraiment simplifié la communication : nous savions tous comment structurer et organiser le travail en utilisant des artefacts PM² tels que “the Work Plan” le plan de
travail et “the charter” la charte du projet. Cela nous a permis de collecter les
exigences de manière précise et de rester dans le projet, nous permettant ainsi de
nous concentrer sur la livraison, avec une visibilité claire des risques et des
problèmes.
*RASCI est une matrice d'attribution des responsabilités (RAM), un moyen de
représenter et de clarifier les rôles et responsabilités pour une activité donnée.
L'acronyme RASCI signifie: Responsible, Accountable, Supports, Consulted,
Informed.
Quels ont été les résultats?
Au final nous avons essayé de garder les choses très simples: tablettes et logiciels
déjà connus, pas de type d'innovation sur les niveaux de sécurité, mais c'est
l'intégration qui a été délicate. Le chef de projet est comme un chef d'orchestre dans
ce cas, il doit s'assurer que chacun fait sa part au bon moment. Nous avons livré à
temps (même quelques semaines à l'avance) et la présidente était satisfaite- c'est la
première chose qu'elle a mentionnée lors de sa première conférence de presse en
tant que présidente :
« I want to report from the very first College meeting, which was for the very first time a paperless College meeting, it was completely digital. »
Jusqu’à la fin de l'année 2016, la méthodologie et certification PM² n’étaient ouvertes qu’au personnel des Institutions de l’Union Européenne. Avec la récente initiative OpenPM², la Commission Européenne a décidé de rendre la méthode de gestion de projet PM² publique et disponible même en dehors des Institutions de l’UE.
L’objectif de l’initiative Open PM² est de favoriser une meilleure gestion des projets au sein de l’Union Européenne afin d’aider les organisations à relever des défis tels que la collaboration entre différentes organisations, l’implication des citoyens, la gestion des prestataires de services externes, la définition d'une manière de travailler et d'un langage communs entre les pays. Les utilisateurs de PM² sont :
- Toutes les institutions européennes
- Toutes les administrations publiques des pays de l’UE
- Les fournisseurs de services
- Les Citoyens de l’UE
QRP International, organisme de formation spécialisé dans les formations et certifications professionnelles sur les Bonnes Pratiques en Management, travaille en collaboration avec Laurent Kummer pour la promotion et la diffusion de la méthodologie Open PM². QRP International a été le premier organisme à réaliser une formation Open PM², ayant lieu en Suède. Depuis, QRP International propose régulièrement des formations Open PM² dans les différentes capitales d'Europe, Paris inclus et a déjà confirmé des sessions en Suisse, Italie, Belgique et Luxembourg.