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Avec de bons outils et du bon sens, ce ne devrait pas être compliqué. C'est aussi un moyen de faire des économies et de gagner du temps. Bref, que des avantages. Et pourtant...
Depuis quelques mois, un manager français basé à Londres gère une équipe répartie entre Rio de Janeiro, Dubaï et Hong-Kong. Les membres sont de cultures différentes et il doit jongler avec différents fuseaux horaires.
Au début, il n'a pas changé sa façon de travailler puis il a réalisé qu’il n’avait plus de prise sur son équipe : certains membres ne répondaient plus à ses appels et les projets n’avançaient pas. Ses emails devinrent de plus en plus agressifs. Plus il en envoyait, moins il avait de retours. Il finit par mettre toutes les hiérarchies en copie, en espérant les faire réagir, sans imaginer que cette erreur serait fatale : en leur faisant perdre ainsi la face, il ne pouvait plus rien obtenir d’eux...
Si seulement il avait pu aller leur parler dans le bureau d’à côté, il aurait sans doute mieux compris leur psychologie. Alors travailler à distance, ce n'est pas compliqué ?
Quelles solutions ?
Ce manager a dû complètement revoir sa manière de faire, se réinventer et trouver des éléments fédérateurs entre les différents membres de son équipe pour les associer à un projet commun, malgré la distance.
Pour rétablir les liens rompus, il est allé les voir et a tenu compte de la culture de chacun. Il a pris le temps nécessaire pour mettre en place une organisation appropriée, redéfinir les rôles et répartir les tâches autrement.
Il a compris qu'il fallait revoir les process et la gestion du temps et que l'improvisation ne se gérait pas de la même manière. Il a trouvé dans chaque pays, un collaborateur pour jouer le rôle d'intermédiaire en cas de soucis.
La distance doit s’apprivoiser et passe nécessairement par des moments en présentiel, surtout avec certaines cultures.
Un changement en profondeur
Le changement du mode de fonctionnement, induit par les équipes à distance, est beaucoup plus profond qu’on ne l'imagine.
Bien souvent on tombe dans des pièges classiques quand bien même on les connaît. Plus c'est évident, moins on y pense et plus on risque de commettre un impair. Même un manager averti peut se faire avoir. Les vieux réflexes peuvent reprendre le dessus et l’inciter à commettre des erreurs sans même s’en apercevoir.
Cet aspect insidieux est particulièrement dangereux !
Au-delà des nouvelles technologies
Certains pensent qu'il suffit d'avoir de bons outils pour travailler à distance. Or il y a bien d'autres éléments à prendre en compte.
Un bouleversement du rapport au temps
Au-delà d’un accès sans délai à l’information et à la connaissance, les nouvelles technologies nous plongent dans l’instantanéité et le « tout, tout de suite », bouleversant ainsi notre rapport au temps, aux humains, aux loisirs et surtout au monde du travail. L’entreprise voit ses frontières évoluer avec le management des équipes à distance.
De nouvelles problématiques
Face à l’essor inéluctable des équipes à distance, les managers doivent prendre en compte de nouvelles problématiques dans la gestion de leurs équipes. Si les outils de télécommunication actuels facilitent la communication et les échanges d’informations, il n’en reste pas moins important de comprendre le fonctionnement d’une équipe à distance et ses enjeux relatifs pour optimiser son efficacité.
- Comment identifier ses challenges ?
- Quelles sont les cultures en présence ?
- Comment comprendre les différences culturelles à distance ?
- Comment optimiser la communication au sein de l’équipe ?
Les réponses à ces questions donneront aux managers les moyens de mieux cerner les membres de leur équipe, de les fédérer autour d’un projet commun et d'adapter leurs méthodes de travail.
En somme, gérer une équipe éclatée géographiquement et culturellement ne s’improvise pas. Le contexte virtuel au sein duquel l’équipe évolue est un élément à prendre en compte.
La gestion des équipes à distance nécessite de revisiter son mode de management, d’organisation et de compréhension de l’environnement, des cultures et des relations humaines.
C’est un nouveau défi que les nouvelles technologies et l’entreprise du XXIème siècle nous demande de relever dans un contexte international.