Formation administration

Chaque entreprise, qu'importe sa taille, doit bénéficier d'une administration de qualité. Cela passe bien sûr par le secrétariat, un des aspects clés de l’administration dans la mesure ou il gère de nombreuses missions pratiques qui sont nécessaires à la bonne conduite d’une organisation. Les secrétaires administratives ont d’ailleurs généralement des tâches très diverses à réaliser. Ils peuvent ainsi être chargés d’assurer la gestion du standard téléphonique, de la mise en place de réunion, de la gestion de paie, etc. Ces tâches sont susceptibles d’être différente d’un poste à l’autre, en fonction du type d’entreprise, en fonction de son administration, etc. 

Les compétences administratives essentielles à acquérir 

Bien que chaque poste possède ses propres caractéristiques, il existe des compétences transversales dont il est bon de disposer. Dans l’administratif, la plupart des employeurs requièrent que leurs secrétaires aient une maitrise en bureautique, et plus particulièrement une maitrise du pack office. En effet, la maitrise de Word, PowerPoint, Excel et Outlook est fortement recommandée puisqu’elle facilitera largement les tâches administratives à réaliser.  

Dans un second temps, les secrétaires sont très souvent en contact avec les clients, que ce soit via la gestion du standard téléphonique, par email ou bien physiquement au sein de l’entreprise. De ce fait, il est important que leur accueil client soit de bonne qualité.  

Grâce à une formation secrétaire administrative, vous serez capable d'acquérir les connaissances indispensables à la réussite de vos missions administratives telles que l'archivage, la facturation, l'envoi de colis, la préparation et l'organisation de réunions etc. Vous pouvez aussi vous spécialiser dans un domaine en particulier (secrétaire comptable par exemple).

Secrétaires : quelle formation choisir ? 

Le choix de la formation dépend de votre expérience actuelle. En effet, si vous êtes déjà secrétaire, mais que vous souhaitez parfaire ou augmenter vos compétences, vous pouvez choisir de suivre une formation courte dans un domaine spécifique. Néanmoins, si vous n’avez pas encore d’expérience dans le secrétariat, vous pouvez décider de suivre une formation qui vous formera de manière globale en administration. Si ces formations plus générales sont plus longues, il est possible de suivre une formation en secrétariat à distance, depuis chez vous. En suivant une formation en secrétariat, vous pourrez ainsi améliorer votre employabilité et votre productivité et toutes les compétences développées vous rendront indispensable au sein de l'entreprise dans laquelle vous travaillez. 

Les professionnels souhaitant se former pour devenir secrétaire peuvent aussi compléter leurs aptitudes avec une formation en expression écrite qui améliorera leurs outils rédactionnels. En effet, il est capital de produire des écrits qui soient professionnels et sans fautes d'orthographe afin d'établir une certaine légitimité. 

Pourquoi réactualiser ses connaissances en secrétariat ? 

Comme la plupart des métiers, le secrétariat, qu’il soit administratif, comptable ou juridique par exemple, est un secteur qui évolue. De ce fait, suivre une formation secrétaire est aussi nécessaire, car elle prend en compte les changements fréquents dans différentes administrations. De plus, les logiciels de bureautique utilisés par les secrétaires sont amenés à évoluer régulièrement eux aussi. Il est donc nécessaire de se former régulièrement aux logiciels du pack Office par exemple pour rester à la pointe des technologies et s’assurer une meilleure employabilité. 

Quels débouchés après une formation de secrétaire administrative ? 

L’intérêt d’une formation administrative est qu’elle permet d’acquérir des compétences transversales qui sont recherchées par de nombreux employeurs comme la maîtrise du pack office ou encore un bon accueil client. Vous aurez ainsi accès à de nombreuses offres en secrétariat et administration. Secrétaire comptable, assistant de direction ou encore employé administratif et/ou d’accueil sont autant d’opportunités qui vous attendent suite à une formation de secrétaire. 

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